Hoe pak je een slechtnieuwsgesprek aan?

16 augustus 16

Als werkgever ontkom je er niet aan: een slechtnieuwsgesprek. Onder een slechtnieuwsgesprek vallen alle soorten gesprekken die geen positieve boodschap voor de werknemer behelzen. Denk aan een gesprek waarin je kenbaar maakt dat de werknemer geen toekomst meer heeft binnen de organisatie. Hoe pak je dat aan om de schade te beperken?

 

De 3 fasen van een slechtnieuwsgesprek:

1. Reden van het gesprek. De leidinggevende legt de reden van het gesprek meteen op tafel. De boodschap moet duidelijk worden gebracht zodat de werknemer een helder beeld heeft van de situatie.
2. Reactie werknemer. De werknemer krijgt de gelegenheid op het slechte nieuws te reageren. Calculeer hiervoor voldoende tijd en ruimte. Houd er rekening mee dat de werknemer zich zal willen verdedigen en/of misschien enkele frustraties zal willen afreageren. Incasseer deze reactie en ga er niet teveel op in. Het oordeel wordt daarmee immers niet beïnvloed en het kan alleen maar leiden tot meer frustratie of een reactie van onbegrip bij de werknemer. In deze fase is het vooral belangrijk dat de werknemer zich gehoord voelt.
3. Oplossing. In de derde fase wordt de vraag beantwoord of en zo ja, hoe men verdergaat. Het gedefinieerde probleem wordt in deze fase opgelost. Deze oplossing zoek je samen met de werknemer. Een oplossing is bijvoorbeeld dat de werknemer een additionele training gaat volgen of meer begeleiding krijgt, dat sancties bij overtreding/herhaling van bepaalde gedragingen worden afgesproken of dat er niets anders meer resteert dan over te gaan tot beëindiging van het dienstverband.

Aandachtspunten slechtnieuwsgesprek

• Probeer zoveel mogelijk alle feiten te controleren, probeer bronnen te vinden die u openlijk met de medewerker kunt bespreken en probeer een goed beeld te krijgen van de gevolgen voor alle betrokkenen.
• Snel handelen. Als een medewerker niet goed functioneert, is het zaak heel snel te handelen. Anders kunnen anderen worden gehinderd in hun werkzaamheden. Het kan zijn dat een medewerker intensieve begeleiding nodig heeft, maar het is ook mogelijk dat overplaatsing of zelfs ontslag noodzakelijk is. Hoe langer je wacht met het ondernemen van actie, des te moeilijker zijn de problemen op te lossen.
• Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van het gesprek is het vaststellen van de beste tijd en de juiste plaats voor het gesprek. Een slechte boodschap brengen op de vrijdagmiddag of voor een vakantie, is niet echt slim. Een goed moment zou op de maandag kunnen zijn, omdat de medewerker dan een volle werkweek voor zich heeft waardoor hij of zij in de werksfeer blijft. Als een slechte boodschap emotioneel moet worden verwerkt, kan juist de donderdag of vrijdagmorgen een goed tijdstip zijn, mits de medewerker de gelegenheid krijgt om tot en met het weekend thuis te blijven.